Comunicación en las organizaciones

La organización es un sistema estable de individuos que trabajan por unos objetivos comunes respetando la jerarquía y la división de niveles. La comunicación en las organizaciones es un elemento intefrador del sistema, es el eje para coordinar las actgividades de los individuos confome a las reglas que sirven a la organización y a la consecución de los objetivos.

TIPOS DE COMUNICACIÓN

Comunicación ascendente: alguien comunica información, ideas, opiniones, sugerencias o quejas a otra persona que se halla en un nivel jerárquico superior.  

• Comunicación descendente: alquien comunica información, ideas, instrucciones, opiniones,sugerencias o quejas a otra persona que se halla en un nivel jerárquico inferior.

 

• Comunicación horizontal: los miembros de un mismo nivel de la jerarquía se comunican por vías oficiales y oficiosas utilizando los canales formales o informales.

 

• Comunicación en grupo: dependerá del número de personas que lo constituyen, del objetivo a conseguir, de la interrrelación y, cómo no , de la conciencia de grupo existente.

 

• Comunicación interna: se dirige al público interno de la empresa, especialmente a los trabajadores.

 

• Comunicación externa: se dirige a personas que se encuentran fuera de la organización. 

Crisis empresarial

La crisis es una situación de alerta no deseada e inesperada para la empresa. Toda cris requiere una repuesta urgente por parte de la empresa, ya que su imagen pública puede verse seriamente afectada. No obstante, si la gestionamos correctamente podremos obtener grandes ventajas.

Siempre que se desarrollo una crisis se producen simultáneamente las siguientes consecuencias:

• Una pérdida de confianza en el público interno de la organizcación.
• Incertidumbre por parte de los clientes de la empresa.
• Los medios de comunicación inician sus propias investigaciones para el esclarecimiento de los hechos y la obtención de información extraoficial.
• Las víctimas y los afectgados se convierten en protagonistas y fuentes de información.

Fases de la crisis:

1. Precrisis
2. Análisis de la situación
3. Afrontar la crisis
4. Soluciones y compromisos
5. Post-crisis

Protocolo empresarial

El protocolo empresarial se define como el conjunto de normas y técnicas necesarias para la planificación, preparación, desarrollo y control de cualquier acto promovido por una empresa privada o institución.

• Ejemplo de aplicación de protocolo empresarial: asamblea es una junta general de accionistas de la cadena de nuestro hotel.
• Ejemplo de aplicación de protocolo empresarial mixto: visita del Ministro de Industria al primer hotel inteligente abierto en la Comunidad de Madrid.

Objetivos de actos protocolarios empresariales

El objetivo fundamental que se persigue con los actos protocolarios empresariales es la negociación.

La negociación es un arte y como tal hay que demostrarlo, la vamos a entender como la confluencia de intereses de varias partes que conducen a un acuerdo común en el que se alcanzan unos beneficios.

-Objetivos derivados:

1. Conseguir un punto intermedio.
2. Firmar un acuerdo.
3. Agasajar a los invitados.
4. Obtener beneficios.

El entorno en la negociación

Es un lugar donde se celebran las reuniones y tienen lugar las conversaciones.

Su elección debe hacerse con sumo cuidado, cuando nos decidamos por un determinado lugar, consideraremos todos los aspectos que le rodean : una zona de prestigio, un edificio con buena imagen, una sala o salón con estilo y con todas las comodidades necesarias para que la reunión pueda transcurrir lo más apacible posible. Aspectos tales como la capacidad, la adecuada iluminación, climatización y acústica de la sala o salón de reuniones pasan a ocupar un primer plano.

Normalmente, las negociaciones tienen lugar en torno a una mesa cuya elección tampoco puede pasar desapercibida. Cada  negociación tiene su propia mesa a medida. A continuación destacaremos las más usuales. Si nosotros somos los que invitamos, el protocolo empresarial propone:

• Mesa rectangular: Es la mesa más habitual para las negociaciones y reuniones. Si somos nosotros quienes organizamos el evento nos sentaremos de espaldas a las ventanas, jugando con la luz a nuestro favor.

• Mesa de herradura o en U invertida: Su utilización es adecuada si son tres las partes interesadas en a negociación. En este caso presidiremos nosotros, a que somos los organizadores del encuentro.

• Mesa oval: La presidencia se ubicará en el centro de unos de los lados mayores.

• Mesa circular: Más cordial y homogénea, aunque su diámetro puede ser una limitación, los invitados quedan unos enfrente de otros. También existen mesas con un espacio en su interior.

Sistema de presidencia (organización de invitados)

• Sistema francés

A la hora de sentarnos en una mesa hay que tener en cuenta las normas para decidir quién va a presidir.

El sistema francés es el más utilizado en los países europeos y evidencia de una forma clara la presidencia.

Consiste en colocar a la presidencia en el centro de la mesa. Para tener una referencia buscaremos la ubicación de las ventanas y las puertas y sentaremos al anfitrión mirando a la ventana y al anfitrión 2 o anfitriona mirando a la puerta de servicio. Hay que intentar que el número de invitados sea par para que el número de bandas sea par.

• Sistema inglés

Se sienta a los anfitriones en los extremos y nos basaremos en las puertas; la puerta por la que entran los invitados y la puerta de servicio. Como en cada esquina hay una persona importante habrá dos conversaciones importantes. Este sistema es muy poco usual porque hace que el anfitrión y el invitado se comuniquen con dificultad.

• Sistema de reloj

Una vez sentado el anfitrión, los invitados se irán sentando según su orden de importancia (precedencia) a la derecha del anfitrión.

• Sistema cartesiano

Una vez sentado el anfitrión, los invitados se irán sentando a la derecha e izquierda según su importancia (precedencia).